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DocumentManagementSystem (DMS) – Dokumente archivieren und schnell finden
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Vorstellung rkDrei GmbH

  • Erfahrungsschatz: mehr als 15 Jahre Wind- und Solar-Projektierung
  • Gründung: Mai 2024
  • Dienstleistung: Unterstützung bei der Projektierung von Wind, Solar & BESS

Vorstellung rkDrei GmbH

  • mit optimierten Workflows und selbst entwickelten Software-Tools erleichtern und beschleunigen wir die Projektierung von Infrastruktur-Maßnahmen
  • wir haben uns auf die Verwaltung von Flurstücken, Eigentümern, Verträgen und Karten auf souveränen Clouds spezialisiert

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Dokumente archivieren und schnell finden

Zentrale Dokumentenablage: Alle relevanten Unterlagen wie Verträge, Grundbuchauszüge, Pläne, Briefe an einem Ort – strukturiert und durchsuchbar

Die Qual der Wahl

  • viele kommerzielle Lösungen
  • auch einige beliebte Open-Source-Lösungen
  • sind meist zu mächtig
  • Kosten-Nutzen-Rechnung

Lösung: responsives Web-Interface

  • Nutzung am Desktop
  • über Smartphone-Browser
  • Dokumente im Webinterface hochladen
  • Titel, Beschreibung, Schlagwörter zuweisen

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Weitere Möglichkeiten

statt Dokumente händisch hochzuladen oder in einer Ordnerstruktur einzusortieren

  • überwachter Ordner
  • Weiterleitung per E-Mail
  • direkte Verarbeitung von Scans
  • automatische Verschlagwortung

Das Ringen um Ordnung

DokumentenManagementSystem versus Dateiserver

Was passt wann?

DMS

  • es ist ein Archivsystem
  • bringt Struktur in die Dokumentenflut
  • Alle Dokumente werden zentral, sicher und durchsuchbar gespeichert
  • Versionierung
  • Schlagwörter/Tags

  • kein langes Suchen mehr auf Netzlaufwerken
  • keine doppelten Dateien
  • keine langen oder kryptischen Dateinamen
  • Notizen zu Dokumenten

digitale Workflows sorgen dafür, dass Prozesse nachvollziehbar und transparent bleiben

DMS als zentrale Ablage

Intelligente Suche

  • Volltextsuche nach Begriff
  • Filter (z. B. nach Datum, Typ, Flurstück)
  • Schlagworte/Tags

Zugriffsrechte & Sicherheit

Rollenbasierte Berechtigungen für maximale Datensicherheit

  • Lesen
  • Bearbeiten
  • Löschen
  • Archivieren

Dokumentenzuordnung

  • zu Flurstücken
  • zu Personen
  • zu Verträgen

Dateiserver

Vorteile

  • einfache Einrichtung
  • Relativ geringe Anschaffungs- und Betriebskosten
  • bei Dokumenten in Bearbeitung
  • hohe Flexibilität (Erstellung neuer Ordner)

Vorteile

  • wenig Schulungsbedarf
  • kompatibel mit vielen Anwendungen
  • für große nicht textbasierte Dateien (Videos, Geopackages)
  • leicht erweiterbar

Nachteile

  • Aufwand für die Steuerung der Zugriffsrechte
  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Dateiablage
  • es kann schnell Wildwuchs entstehen
  • uneindeutige Dateinamen und Kopien

Nachteile

  • Erstellung einer sinnvollen und eindeutigen Ordnerstruktur
  • eingeschränkte Such- und Filterfunktionen
  • keine Schlagworte, Metadaten, OCR
  • kaum Einbindung in Workflows

Wir beraten und unterstützen Sie bei der Einführung und Nutzung von modernen DokumentenManagementSystemen – von der Analyse Ihrer Arbeitsprozesse bis zur erfolgreichen Umsetzung

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf ihre Fragen

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